.svg)
Définition et obligation légale
Un stage en entreprise donne lieu à une gratification obligatoire dès que sa durée dépasse 2 mois, soit 309 heures de présence effective. En dessous de ce seuil, le versement reste facultatif. Depuis le 1er janvier 2024, le salaire minimum légal est de 4,35 € par heure. Cela représente 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale.
Cette obligation est encadrée par une convention de stage, signée entre le stagiaire, l’établissement de formation et l’entreprise. Le stage doit s’intégrer dans un parcours pédagogique comportant au moins 200 heures d’enseignement annuel.
La durée maximale autorisée est de 6 mois par an (soit 924 heures). Le nombre de stagiaires est limité. Dans les entreprises de moins de 20 salariés, il y a 3 stagiaires maximum. Pour les plus grandes structures, c'est 15 % de l'effectif total.
Le stage ne peut pas remplacer un contrat de travail. Il ne doit ni pourvoir un emploi permanent, ni faire face à un surcroît temporaire d’activité.
Un montant supérieur à 4,35 € de l’heure peut être prévu, notamment par convention collective. Dans ce cas, seule la part excédentaire est soumise aux cotisations sociales. Le stagiaire, même s'il n'est pas un salarié, a certains avantages. Il peut avoir des titres-restaurant, le remboursement des frais de transport, et l'accès aux œuvres sociales du comité d'entreprise.
Comptabilisation d’une gratification obligatoire non soumise à cotisations
Lorsque la gratification versée ne dépasse pas le minimum légal de 4,35 € par heure, elle est exonérée de charges sociales. Cette gratification peut être enregistrée :
- Au débit du compte 6413 « Primes et gratifications » ou 648 « Autres charges de personnel »
- Au crédit du compte 421 « Personnel – Rémunérations dues »
Cette écriture permet une gratification stagiaire comptabilisation claire, en distinguant les montants non soumis à charges sociales.
Comptabilisation d’une gratification obligatoire soumise à cotisations
Si la gratification dépasse le seuil de 4,35 €/h, seule la part excédentaire est assujettie à cotisations sociales. La comptabilisation s’effectue ainsi :
Débit :
- Compte 6413 pour la gratification brute,
- Compte 6451 pour les cotisations patronales à l’URSSAF.
Crédit :
- Compte 431 pour les cotisations sociales (salariales et patronales),
- Compte 421 pour le montant net à verser au stagiaire.
Lors du paiement, le compte 421 est débité et le compte 512 (banque) est crédité. La gratification est intégrée à la fiche de paie du stagiaire selon les mêmes principes que pour un salarié.
Comptabilisation d’une gratification facultative
Pour un stage de moins de 2 mois, si l'employeur décide de donner une gratification, elle n'est pas soumise à des cotisations sociales. La comptabilisation s’effectue comme suit :
- Débit : compte 6238 « Divers – Gratification stagiaire »
- Crédit : compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs »
Cette méthode permet d’enregistrer distinctement les gratifications facultatives, sans les mélanger aux charges salariales.
Fiche de paie : quand et comment ?
La gratification n’apparaît sur une fiche de paie que si elle est à cotisations et contributions sociales. Dans ce cas, elle est traitée comme une rémunération classique :
- Compte 6413 au débit pour la gratification brute
- Compte 421 au crédit pour la somme nette versée
- Comptes 431/6451 pour les charges sociales
En l’absence de cotisations, la gratification peut être simplement enregistrée dans les comptes 648 ou 6238, sans fiche de paie.
Récapitulatif des comptes comptables selon les cas
Gratification obligatoire ≤ 4,35 €/h :
- Débit : compte 6413 (primes et gratifications) ou 648 (autres charges de personnel)
- Crédit : compte 421 (rémunérations dues)
Gratification obligatoire > 4,35 €/h :
- Débit : compte 6413 (gratification brute) + 6451 (cotisations patronales)
- Crédit : compte 421 (net à verser) + 431 (cotisations sociales)
Gratification facultative (stage < 2 mois) :
- Débit : compte 6238 (divers – gratification stagiaire)
- Crédit : compte 467 (autres comptes créditeurs)
.webp)