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Les différents types de justificatifs existants
L’extrait Kbis / K
L'extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il contient toutes les informations légales d'une société inscrite au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il constitue la carte d’identité officielle des sociétés commerciales.
Pour les entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale, c’est l’extrait K qui joue ce rôle. Ces documents sont régulièrement demandés par les banques, les administrations ou encore les partenaires commerciaux pour vérifier l’existence de l’entreprise.
L’attestation d’immatriculation au RNE
Depuis le 1er janvier 2023, l’ancien extrait D1 a disparu. Il est remplacé par l'attestation d’immatriculation au Registre national des entreprises (RNE). Cette attestation est délivrée gratuitement par l'INPI sur son site en ligne.
Ce document contient toutes les informations légales du guichet unique. Il est téléchargeable après une simple recherche par nom, SIREN ou SIRET.
Un arrêté du 29 juillet 2024 a confirmé ce dispositif. Le RNE est maintenant le seul registre officiel pour toutes les entreprises en France.
L’avis de situation SIRENE
Émis par l’INSEE, l’avis de situation SIRENE fournit l’identité administrative d’une entreprise. Ce justificatif est particulièrement utilisé par les professions libérales et les micro-entrepreneurs.
Il peut être obtenu gratuitement en ligne via le site de l’INSEE à partir du numéro SIREN ou SIRET.
Le certificat d’inscription au répertoire des métiers (CMA)
Jusqu’à récemment, les artisans recevaient un certificat d’inscription délivré par leur Chambre des métiers et de l’artisanat (CMA). Cependant, avec la mise en place du RNE, ce document tend à disparaître progressivement. Désormais, les artisans peuvent récupérer directement un extrait RNE depuis le site de l’INPI, sans passer par la CMA.
Le récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise (RDDCE)
Le RDDCE est un justificatif provisoire, délivré après le dépôt du dossier de création sur le guichet unique. Il porte la mention « en attente d’immatriculation » et permet d’effectuer des démarches essentielles comme la souscription d’assurances professionnelles.
Sa durée de validité est limitée à un mois, le temps que l’immatriculation définitive soit confirmée.
Où trouver son justificatif de création d’entreprise ?
Les justificatifs sont délivrés par différentes autorités en fonction du statut juridique :
- Greffe du tribunal de commerce : pour l’extrait Kbis, disponible sur Infogreffe. (c'est le justificatif de création d'entreprise k-kbis)
- INPI : pour l’attestation RNE, téléchargeable gratuitement sur data.inpi.fr. ( c'est le justificatif de création d'entreprise INPI)
- INSEE : pour l’avis de situation SIRENE, accessible via avis-situation-sirene.insee.fr.
- CMA (en voie de suppression) : pour les certificats d’inscription au répertoire des métiers.
Des alternatives existent, comme Monidenum, qui permet aux dirigeants d’accéder gratuitement à leur Kbis.
Validité et renouvellement du justificatif
Un justificatif n’a pas de validité illimitée. L’extrait Kbis, par exemple, doit dater de moins de trois mois pour être opposable. De nombreuses démarches exigent par ailleurs que le document soit régulièrement renouvelé, en moyenne tous les six mois.
Quelles informations figurent sur le justificatif ?
Quel que soit le type de justificatif, certaines informations clés sont toujours présentes :
- la raison sociale de l’entreprise,
- son numéro SIREN ou SIRET,
- la date d’immatriculation,
- le code APE,
- le capital social (le cas échéant),
- l’adresse du siège social,
- parfois des informations personnelles comme la date de naissance de l’entrepreneur individuel.
L’extrait Kbis comporte en plus un code de vérification électronique qui permet de contrôler son authenticité.
Documents et démarches préalables à l’immatriculation
Avant d’obtenir un justificatif, il est indispensable de compléter les formalités des entreprises et fournir les documents nécessaires, notamment :
- adoption des statuts,
- domiciliation de l’entreprise (avec présentation de justificatifs de domicile),
- nomination du dirigeant,
- dépôt du capital social,
- publication d’une annonce légale,
- déclaration des bénéficiaires effectifs,
- obtention d’autorisations spécifiques pour les activités réglementées.
Ce n’est qu’une fois ces étapes réalisées que l’immatriculation peut être validée et que le justificatif est délivré.
Utilité concrète du justificatif
Le justificatif d’immatriculation est requis dans de nombreuses situations :
- ouverture d’un compte bancaire professionnel,
- obtention de financements,
- participation à des appels d’offres,
- contractualisation avec des clients ou partenaires,
- obtention de licences ou autorisations réglementées,
- calcul et paiement des cotisations sociales d’un entrepreneur individuel ou d’une société.
- obtention d’aides pendant la création d’entreprise ARCE comme exemple
Conseils pratiques pour les entreprises
Pour gérer efficacement son justificatif :
- Vérifier régulièrement la validité et la conformité des informations,
- Mettre à jour les données en cas de changement (adresse, statut juridique, capital),
- Utiliser le justificatif de façon proactive dans les relations commerciales pour inspirer confiance,
- Former le personnel administratif afin de prévenir les erreurs et assurer une gestion fluide.
Le défaut d’immatriculation ou la transmission de fausses informations peut avoir de lourdes conséquences.
- Une déclaration mensongère expose l’entrepreneur à 4 500 € d’amende et 6 mois de prison.
- L’exercice d’une activité sans immatriculation au RNE constitue un délit passible de 7 500 € d’amende.
Enfin, la régularité des informations figurant sur le justificatif est essentielle. En cas d’erreur, cela peut poser problème lors d’une procédure de liquidation judiciaire. Où chaque document officiel est pris en compte pour vérifier la situation de l’entreprise.
