Comment créer une agence de voyage

Les prérequis administratifs et réglementaires pour ouvrir une agence de voyage

Avant d’aborder les étapes de création et les démarches administratives, certaines conditions légales et prérequis doivent impérativement être réunis : 

1. Souscrire une garantie financière

Chaque agence de voyage doit avoir une garantie financière. C’est une obligation légale. 

Elle est destinée à couvrir les clients en cas de défaillance de l’agence. Cela inclut les acomptes ou soldes versés pour la vente de voyage. Elle s’applique à la fois aux forfaits touristiques, aux prestations de voyage liées, et aux services proposés par l’intermédiaire de tour opérateurs.

La garantie peut être obtenue auprès de plusieurs entités situées dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen, cela peut être:

• Un organisme de garantie collective,
• Un établissement de crédit ou une société de financement,
• Une compagnie d’assurance habilitée,
• ou encore un groupement d’associations autorisé par l’État.

Le montant de cette garantie n’est pas fixe : il est déterminé en fonction du chiffre d’affaires prévisionnel de l’agence.

2. Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle

L’assurance responsabilité civile professionnelle (RCP) est une autre obligation incontournable pour tout agent de voyage. Elle couvre les conséquences financières des erreurs, fautes ou négligences dans le cadre de la prestation.

Lors de l’immatriculation, une attestation d’assurance précisant l’étendue des garanties et l’identité de l’assureur doit être fournie.

3. S’immatriculer au Registre des opérateurs de voyages et de séjours

Toute création d'entreprise dans ce secteur passe par une immatriculation auprès d’Atout France. Elle ne peut se faire qu’après la souscription à la garantie financière et à l’assurance RCP.

• Durée de validité : 3 ans
• Coût : 100 € TTC
• Renouvellement : au moins deux mois avant la date d’échéance
• Dépôt de dossier : via le site officiel d’Atout France

4. Agréments pour la billetterie (optionnel)

Pour vendre ou émettre des billets de train ou d’avion, il faut obtenir un agrément spécifique :

• un agrément SNCF pour les titres de transport ferroviaires,
• un agrément IATA (International Air Transport Association) pour les billets d’avion.

Ces agréments ne sont pas obligatoires dans tous les cas, mais deviennent indispensables dès lors que l’agence souhaite proposer ce type de service

5. Respect des obligations d’information

Les agences de voyages doivent :

• Respecter les obligations d’information précontractuelle et contractuelle pour les contrats de vente,
• Mentionner leur numéro d’immatriculation sur leur enseigne, les documents remis aux clients et dans toute publicité,
• Informer les passagers de l’identité du transporteur aérien.

Ces obligations sont destinées à garantir la transparence vis-à-vis des clients.

6. Respect des règles liées aux établissements recevant du public (ERP)

En cas d’accueil du public, la mise en place des normes ERP (accessibilité, sécurité) est obligatoire. Cela concerne la sécurité et l'accessibilité.

De plus, tous les documents et registres doivent être mis à jour et accessibles pour inspection par les autorités. Cela est prévu par le Code du tourisme (article L221-5).

Faut-il un diplôme pour ouvrir une agence de voyage ?

Aucun diplôme n’est obligatoire pour l’ouverture d’une agence de voyage, et ce depuis le 1 er janvier 2016.  Cette évolution réglementaire a élargi l’accès à la profession, permettant à toute personne, même sans qualification spécifique, de se lancer dans cette activité.

Cependant, l’absence de diplôme ne signifie pas l’absence de compétence. Le tourisme est un secteur exigeant, où les attentes des clients, les réglementations et les partenariats peuvent s’avérer complexes à gérer.

Il est donc conseillé de suivre une formation spécialisée. Cela peut être un CAP, un BP, un BTS Tourisme ou d'autres parcours courts. Cela aide à acquérir les connaissances nécessaires pour gérer une agence de voyage. Cela augmente aussi les chances de réussite.

Comment créer une agence de voyage

Définir le concept de son agence

Créer une agence de voyage ne se limite pas à vendre des séjours. Il faut commencer par comprendre en quoi consiste réellement l’activité.

Une agence de voyage peut organiser et/ou vendre :

• Des forfaits touristiques combinant au moins deux services. Ces services peuvent être le transport, l'hébergement ou une activité. Ils sont pour un voyage de plus de 24 heures ou incluant une nuitée.
• Des prestations de voyage liées (PVL), généralement issues de ventes en ligne, impliquant plusieurs services réservés simultanément, mais via des contrats distincts. 
• Des services de transport, d’hébergement ou de location qu’elle commercialise en tant qu’intermédiaire.

Le porteur de projet devra également déterminer la forme que prendra son agence :

• Agence physique, avec des locaux ouverts au public ;
• Agence 100 % en ligne, fonctionnant exclusivement via un site web et des canaux digitaux ;
• Modèle hybride, combinant les deux options.

Ce choix impactera directement les besoins logistiques, les coûts fixes et la stratégie commerciale.

Réaliser une étude de marché

Avant de se lancer, une étude de marché est essentielle. Elle permet d’évaluer la viabilité du projet en analysant :

•  La demande locale ;
•  Le profil des clients ;
•  La concurrence ;
•  Les partenaires ou prestataires utiles.

Elle aide aussi à choisir un positionnement : aventure, sur-mesure, luxe, circuits culturels, etc.
L’objectif de l’étude est de construire une offre claire et différenciante, en phase avec les attentes du marché.

Élaborer un business plan

Une fois l’étude de marché réalisée, il faut établir un business plan solide. Ce document sert à valider la viabilité du projet et à convaincre les banques ou les investisseurs. Il présente :
– la stratégie commerciale et marketing ;
– les projections financières (chiffre d’affaires, charges, rentabilité) ;
– les besoins de financement et les outils prévisionnels (trésorerie, compte de résultat, bilan).

Financer son agence de voyage

Pour lancer une agence de voyage, plusieurs solutions de financement sont envisageables. L’apport personnel reste le point de départ idéal, mais il peut être complété par un prêt bancaire, à condition de présenter un business plan solide. Le recours à des investisseurs privés peut aussi convenir aux projets ambitieux.

Le financement participatif permet de tester son concept tout en récoltant des fonds. La franchise, quant à elle, offre un cadre sécurisé et une notoriété immédiate, en échange d’un investissement souvent plus élevé.

Enfin, des aides publiques existent (subventions régionales, exonérations, accompagnement à la création) et peuvent réduire les coûts de démarrage. Le choix dépendra du profil du porteur de projet, du budget disponible et de l’ampleur de l’activité visée.

Choisir le bon statut juridique

Le choix du statut juridique dépend du nombre de fondateurs et du niveau de responsabilité souhaité :

• Si vous êtes seul, privilégiez :
  
  • la SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle), souple et adaptée à une activité à fort potentiel ;
  • l’EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée), simple et sécurisée.
• Si vous êtes plusieurs, vous pouvez opter pour :
  
  • la SARL (Société à Responsabilité Limitée), stable et encadrée ;
  • la SAS (Société par Actions Simplifiée), plus souple dans sa gouvernance ;
  • voire la SA (Société Anonyme), pour les projets de grande envergure avec un capital élevé (minimum 37 000 €).

En tant que cabinet comptable, nous vous aidons à chaque étape de votre projet. Nous vous conseillons sur le choix du statut, les démarches de création, les prévisions financières, la comptabilité et la fiscalité. N'hésitez pas à nous contacter pour un accompagnement personnalisé et sécurisé.

Remarque : Le statut d’auto-entrepreneur est fortement déconseillé pour créer une agence de voyage. Il rend l'accès à la garantie financière obligatoire plus difficile. Il limite aussi les déductions de frais réels. 

De plus, il impose un plafond de chiffre d'affaires qui ne convient pas à cette activité.

Effectuer les démarches administratives

Les démarches administratives passent par la rédaction des statuts (sauf en entreprise individuelle), la constitution du capital social, la publication d’une annonce légale et l’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Ces démarches peuvent être réalisées en ligne ou accompagnées par un cabinet d’expertise comptable.

Quel budget prévoir pour créer une agence de voyage ?

Le coût pour créer une agence de voyage dépend beaucoup du modèle choisi. Cela peut être une agence physique, en ligne ou hybride. Le coût varie aussi selon la taille du projet, comme l'implantation, le nombre d'employés et le réseau de franchise.

Les principaux postes de dépenses

Quel que soit le modèle d’agence, certains postes de dépenses sont incontournables :

• La garantie financière, dont le montant dépend du chiffre d’affaires prévisionnel. Elle est obligatoire pour obtenir l’immatriculation.
• L’assurance responsabilité civile professionnelle (RCP).
• Les frais de création d’entreprise : rédaction des statuts, immatriculation au RCS, publication de l’annonce légale, immatriculation chez Atout France (100 €).
• Le matériel informatique et logiciel : ordinateur, CRM, outils de réservation, etc.
• La communication : création du site internet, stratégie marketing, supports de promotion.

À ces frais s’ajoutent éventuellement :

• Le loyer et les charges d’un local commercial dans le cas d’une agence physique.
• L’embauche de personnel, dans le cas d’une structure de plus grande taille.
• Les frais d’entrée dans une franchise, si vous choisissez ce modèle.

Ordre de grandeur des budgets

• Agence de voyage en ligne, seul(e) : à partir de 2 000 €. Ce montant couvre les formalités administratives. Il sert aussi à créer un site internet professionnel. De plus, il finance les premiers outils numériques et le début de la communication.
• Agence physique indépendante : entre 30 000 € et 70 000 €, selon la taille du local, l’emplacement, l’équipement et le besoin en personnel.
• Agence franchisée avec local : prévoir un budget d’au moins 100 000 € à 150 000 €, en tenant compte des droits d’entrée, du respect des standards de la marque et d’un aménagement complet.

Créer une agence de voyage en ligne : les spécificités

Choisir une agence entièrement en ligne est maintenant une option courante. Cela est surtout vrai pour commencer avec peu de ressources.

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, ce modèle n’exonère pas des obligations réglementaires :

• Vous devez être immatriculé au registre des opérateurs de voyages et de séjours (via Atout France).
• Il est obligatoire de souscrire une garantie financière ainsi qu’une assurance RCP.
• Vous devez choisir un statut juridique approprié, tel que la SASU ou l’EURL si vous êtes seul.

La différence réside essentiellement dans l’organisation pratique :

Avec une agence en ligne, les coûts fixes sont plus bas. Cela rend le budget de lancement plus facile. Une somme de 2 000 à 5 000 € peut suffire pour commencer une activité viable.