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Comment comptabiliser les frais dépensés en pharmacie ?
Les frais liés à l’achat de produits pharmaceutiques doivent être comptabilisés en charge dans le compte 6475, une subdivision du compte 647 « Autres cotisations sociales ». Il a pour fonction de centraliser toutes les dépenses engagées au titre de la santé au travail et de la pharmacie d’entreprise. Il est notamment utilisé pour comptabiliser :
- les cotisations obligatoires versées aux services de santé au travail ;
- les frais liés aux visites médicales réglementaires (embauche, reprise, périodiques) ;
- les achats de médicaments, consommables ou petit équipement à usage interne ;
- les actifs circulants médicaux (trousses de premiers secours, fournitures stériles, matériel de soin), dans la mesure où ils ne sont pas immobilisés
- les honoraires des professionnels de santé intervenant dans le cadre du suivi des salariés.
À noter : les charges exceptionnelles sur opération de gestion (compte 671) ne doivent pas être utilisées pour enregistrer ces frais, sauf si la dépense revêt un caractère exceptionnel, non récurrent et non lié à l’activité normale de l’entreprise.
D’un point de vue pratique, voici les écritures comptables types à enregistrer :
Pour une facture de médecine du travail :
Débit :
- 6475 « Médecine du travail, pharmacie »
- 44566 « TVA déductible sur autres biens et services » (compte 44566 TVA déductible)
Crédit :
- 437 « Autres organismes sociaux »
Si la facture n’est pas encore reçue à clôture de l'exercice :
Débit :
- 6475 « Médecine du travail, pharmacie »
- 44586 « Taxes sur le chiffre d affaires sur factures non parvenues »
Crédit :
- 4386 « Autres charges à payer »
Pour des frais de pharmacie (achat direct de médicaments ou matériel médical) :
Débit :
- 6475 « Médecine du travail, pharmacie »
- 44566 « TVA sur autres biens et services »
Crédit :
- Enregistrés classiquement dans le compte 401 « Fournisseurs »
Dans chaque cas, le débit du compte 6475 correspond à une charge de personnel indirecte liée à la santé et la sécurité.
TVA et fiscalité : que faut-il savoir ?
TVA : Les cotisations versées à la médecine du travail sont en principe exonérées de TVA. En revanche, les achats de médicaments ou de matériel médical peuvent être soumis à un taux réduit, selon leur nature.
Déductibilité fiscale : Les dépenses du compte 6475 peuvent être déduites du résultat fiscal. Cela est possible car elles sont liées à des obligations légales ou à des actions pour le bien de l’entreprise.
Contrôle fiscal : Il est impératif de pouvoir justifier l’affectation des dépenses au compte 6475 en cas de vérification.
Cotisations sociales : Ces charges n’entrent pas dans l’assiette des cotisations sociales, contrairement à certains avantages en nature.
Certaines dépenses peuvent transiter temporairement par des services bancaires et assimilés en cas de paiement immédiat via des comptes de trésorerie.
Dans certains cas particuliers, une tolérance fiscale peut être admise lorsque les montants engagés sont faibles, à condition que la cohérence comptable soit respectée.
Quand une entreprise engage-t-elle des frais de pharmacie ?
Plusieurs situations peuvent justifier l’enregistrement de frais pharmaceutiques ou médicaux dans un compte comptable achat pharmacie :
- Paiement des cotisations aux services de santé au travail (services interentreprises ou services autonomes)
- Organisation de visites médicales obligatoires pour les salariés (embauche, périodique, de reprise)
- Achat pharmacie compte comptable : acquisition de médicaments, de petit équipement ou de fournitures médicales pour l’infirmerie de l’entreprise
- Achat de trousses d’urgence ou de premiers soins (compte comptable trousse pharmacie)
- Mise en place ou aménagement d’une infirmerie ou d’un local médical sur site
- Rémunération des professionnels de santé intervenant ponctuellement (médecins du travail, infirmiers)
- Mise en œuvre d’actions de prévention ou de formation professionnelle sur la santé au travail
- Réalisation d’activités annexes liées à la santé et la sécurité
- Versements complémentaires en lien avec l’assurance maladie, notamment pour la couverture santé collective
Toutes ces dépenses entrent dans le champ du compte comptable achat produit pharmacie. C'est le compte 6475. Ce compte fait partie des charges sociales, dans la classe 64.
Autres comptes utiles selon les cas
Voici quelques comptes à mobiliser en complément du 6475 selon la nature de l’opération :
- Achat de médicaments : compte 6475 (charge), 44566 (TVA déductible), 401 (fournisseur).
- Cotisation à la médecine du travail : compte 6475 (charge), 437 (autres organismes sociaux).
- Facture non parvenue à la clôture : comptes 6475, 44586 (TVA sur factures non parvenues), 4386 (autres charges à payer).
- Paiement direct par trésorerie : compte 6475, compte de trésorerie (banque ou caisse).
- Envoi des convocations médicales ou suivi administratif : compte 626 « frais postaux et de télécommunications ».
