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Les obligations comptables d’un auto entrepreneur
D’une manière synthétique, les obligations comptables du micro-entrepreneur incluent la tenue d’un livre des recettes à jour. La conservation des justificatifs pendant 10 ans, et l’émission de factures conformes.
Si son chiffre d’affaires dépasse 10 000 € durant deux années consécutives, un compte bancaire dédié devient obligatoire.
Il doit aussi déclarer son chiffre d’affaires chaque mois ou trimestre. Dans certains cas, il doit tenir un registre des achats, utiliser un logiciel de caisse certifié et mentionner « EI » sur ses documents commerciaux.
À partir de 2027, l’usage d’un logiciel de facturation certifié sera généralisé.
Nous détaillons l’ensemble de ces obligations dans les sections suivantes.
Le livre des recettes : obligatoire pour tous
Tous les micro-entrepreneurs – commerçants, artisans ou professions libérales – doivent tenir un livre des recettes à jour. Ce registre liste, jour après jour, les recettes effectivement encaissées.
Il doit comporter les colonnes suivantes :
- Date de l'encaissement
- Référence de la facture (et du devis, si nécessaire)
- Identité du client
- Nature de la vente ou des prestations de services
- Montant encaissé
- Mode de règlement (chèque, espèces, virement, etc.)
Chaque ligne doit également indiquer les références des pièces justificatives. Ce document non modifiable doit être rempli de manière chronologique, sans ratures, et peut être conservé au format papier ou numérique.
Téléchargez le modèle officiel du livre des recettes ici.
À savoir :
- Les ventes au détail de moins de 76 € peuvent être notées à la fin de chaque journée. Il faut garder les justificatifs comme les tickets de caisse ou les brouillons.
- En cas de remise en banque de plusieurs chèques, on peut noter le total si le bordereau est conservé.
Enfin, si vous êtes commerçant et devez payer la TVA, vous devez utiliser un logiciel de caisse. De plus, ce logiciel doit être certifié pour la comptabilité.
Le registre des achats : uniquement pour certaines activités
Cette obligation concerne uniquement les micro-entrepreneurs :
- Qui vendent des marchandises, denrées ou fournitures à emporter ou consommer sur place
- Ou qui proposent des prestations d’hébergement
Le registre des achats récapitule, de façon chronologique et annuelle, tous les achats réalisés. Il doit inclure :
- Le nom du fournisseur
- La date de l’achat
- Le mode de paiement
- Les références des justificatifs (factures, tickets, etc.)
Modèle officiel du registre des achats disponible ici.
La facturation : des règles précises à respecter
Chaque vente ou prestation doit être facturée, même si vous êtes exonéré de TVA. La facture doit comprendre :
- La date d’émission
- Un numéro unique (ordre chronologique)
- La date de la vente ou de la prestation
- Le nom du client et son adresse
- Les informations de l'auto entrepreneur (nom, prénom, adresse, mention "EI" obligatoire)
- Le numéro SIREN
- Le détail des produits ou services (quantité, prix, total)
- Le montant total (HT et TTC si applicable)
- Et, en cas de franchise en base de TVA, la mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI"
Modèle de facture conforme à retrouver ici.
Compte bancaire dédié : dès 10 000 € de chiffre d’affaires
Si le chiffre d'affaires annuel dépasse 10 000 € pendant deux années civiles de suite, il faut obligatoirement ouvrir un compte bancaire. Ce compte doit être utilisé uniquement pour les activité professionnelle. Ce compte doit être distinct du compte personnel, même s’il ne s’agit pas d’un compte "pro".
Ce compte doit également comporter la mention "EI" ou "Entrepreneur Individuel", sous peine d’amende de 750 €.
Déclaration du chiffre d’affaires : mensuelle ou trimestrielle
L’auto entrepreneur obligation comptable comprend la déclaration régulière du chiffre d’affaires sur net-entreprises.fr :
- Tous les mois
- Ou tous les trimestres
Cette déclaration déclenche le calcul des cotisations sociales et, si choisi, le versement libératoire d’impôt. En cas d’assujettissement à la TVA, il faut effectuer les déclarations de TVA selon la périodicité applicable.
En cas d’oubli ou de retard, une pénalité de 58,9 € par déclaration manquante s’applique. Vous risquez également une taxation d’office majorée, voire une sortie du régime.
Conservation des justificatifs pendant 10 ans
Même si les contrôles fiscaux sont rares, un auto-entrepreneur est tenu de conserver l’ensemble de ses factures et justificatifs pendant au moins 10 ans. Cette obligation ne concerne pas seulement les revenus encaissés, mais aussi les dépenses engagées, qu’elles soient liées à des achats, à des prestations ou à des investissements professionnels.
Cette rigueur est particulièrement importante en matière de TVA. En effet, un auto-entrepreneur initialement en franchise de TVA peut devenir assujetti s’il dépasse les seuils réglementaires ou opte volontairement pour un régime réel. Dans ce cas, il pourra, sous certaines conditions, récupérer la TVA sur les dépenses professionnelles engagées dans les 2 années précédant le changement de régime , à condition que les biens ou services soient toujours utilisés dans le cadre de l’activité.
Sans justificatifs clairs et conformes (factures avec TVA, nom de l’entreprise, date, nature de la dépense), cette récupération sera impossible. D’où l’importance d’un archivage rigoureux, même lorsqu’on n’est pas encore concerné par la TVA.
Pour aller plus loin, voir notre guide complet sur la conservation des documents comptables.
Logiciel de caisse ou de facturation : obligatoire pour certains
L’obligation logiciel comptable auto entrepreneur concerne uniquement :
- Les commerçants redevables de la TVA
- Qui utilisent un logiciel de caisse
- Et qui vendent aux particuliers
Cependant, à partir de 2027, tous les auto-entrepreneurs devront utiliser un outil de facturation ou de gestion certifié. L’objectif : automatiser les obligations comptables et renforcer la lutte contre la fraude.
En tant que cabinet comptable en ligne, nous mettons à disposition de nos clients un logiciel de comptabilité intuitif et sécurisé, qui permet de suivre les encaissements, d’éditer des factures conformes, d’automatiser les déclarations et d’archiver les justificatifs. Un véritable outil de pilotage pour gérer sereinement son activité.
La mention "EI" sur tous les documents commerciaux
Depuis le décret du 28 avril 2022, les auto-entrepreneurs doivent mettre "entrepreneur individuel" ou "EI" sur tous leurs documents commerciaux. Cela inclut notamment :
- Les factures
- Les devis
- Les contrats
- Les documents bancaires (comme le compte dédié à l’activité)
Cette mention vise à clarifier le statut juridique de l'entrepreneur et à distinguer ses biens personnels de ceux liés à l’activité.
En cas de manquement, vous encourez une amende pouvant aller jusqu’à 750 €.
Foire Aux Questions
Quelles sont les obligations comptables d’un auto-entrepreneur assujetti à la TVA ?
Dès qu’un auto-entrepreneur devient assujetti à la TVA, ses obligations comptables se renforcent. Il doit facturer la TVA à ses clients, la déclarer périodiquement (mensuellement ou trimestriellement), et reverser le montant collecté à l’administration fiscale. Ses factures doivent comporter le taux et le montant de la TVA, ainsi que son numéro de TVA intracommunautaire.
Il doit garder tous les reçus d'achat et de vente. Il doit aussi utiliser un logiciel de facturation ou de caisse certifié s'il reçoit des paiements en magasin. La gestion devient plus technique, et la rigueur comptable s’impose pour éviter tout écart.
Que se passe-t-il lorsqu’un auto-entrepreneur passe au régime réel simplifié ?
Lorsque le chiffre d'affaires dépasse certains seuils ou qu'un changement est fait, le micro-entrepreneur peut passer au régime réel simplifié.
Il n’est alors plus soumis à la comptabilité allégée. Il doit tenir une comptabilité complète. Cela inclut un livre-journal, un grand livre, et un registre des immobilisations. Il doit aussi faire un bilan et un compte de résultat chaque année.
Ce changement implique également le dépôt d’une liasse fiscale chaque année. À ce stade, faire appel à un expert-comptable est fortement recommandé pour respecter toutes les obligations déclaratives.
