Que faire en cas de client qui ne paie pas ses factures ?

Les premiers réflexes face à une facture impayée

Le recouvrement amiable

Dès qu’un retard est constaté, il faut agir sans attendre. La première étape consiste à relancer le client. Si un simple e-mail ou courrier suffit parfois à débloquer la situation, un appel téléphonique reste souvent plus efficace. Il permet de comprendre les raisons du non-paiement (oubli, problème de trésorerie, désaccord) et d’ouvrir un dialogue constructif.

L’appel doit être à la fois diplomatique et ferme. L'idée est de rappeler calmement que la facture est due. Il faut expliquer comment cela affecte votre activité. Ensuite, il est important de chercher une solution rapide.

Cette conversation doit ensuite être confirmée par écrit (email) pour garder une trace des échanges. En parallèle, vous pouvez envoyer une lettre de relance écrite. Elle doit être polie et claire. Mentionnez le montant dû et la date d’échéance.

Ajoutez les références de la facture. Invitez votre client à régler la situation rapidement.

Si cette première relance reste sans effet, une seconde, plus ferme, peut suivre. Elle rappelle les pénalités prévues en cas de retard et annonce les étapes suivantes si le paiement n’est pas effectué.

Les pénalités de retard

Si, malgré vos rappels, la facture n'est toujours pas payée, vous pouvez appliquer des pénalités de retard. Ces pénalités sont dans vos conditions de vente. Elles se calculent selon un taux légal ou contractuel, et peuvent faire l’objet d’une facture complémentaire adressée au client.

Mentionnez clairement le montant des intérêts dus, les références de la facture concernée et joignez cette nouvelle facture à votre relance.

La mise en demeure : dernière étape avant la justice

Si les tentatives amiables échouent, la mise en demeure est la prochaine étape. C'est une lettre formelle. Elle est envoyée en recommandé avec accusé de réception.

Dans cette lettre, vous demandez à votre client de payer la somme due. Vous fixez un délai, souvent de 8 jours. Ce courrier doit être complet.

Il doit inclure le détail de la dette : montant, nature et échéance. Ajoutez aussi les références aux relances précédentes. Mentionnez les pénalités de retard. Enfin, indiquez votre intention de saisir la justice si rien n'est fait.

Il représente un changement dans le processus. Il montre votre bonne foi. Cela peut encourager le client à payer avant d’entrer dans une procédure judiciaire.

La mise en demeure a un effet juridique important. Elle interrompt la prescription de la dette. Cela prolonge votre droit d’agir en justice.

Passage au judiciaire : les recours légaux à connaître

Lorsque les relances amiables et la mise en demeure ne donnent aucun résultat, il est temps d’envisager les voies judiciaires. Plusieurs procédures existent pour contraindre un client à régler ses dettes. Voici les principales options à connaître.

L’injonction de payer : simple, rapide et sans audience

La procédure d'injonction de payer est souvent la première étape du recouvrement judiciaire. C’est une procédure simplifiée qui permet d’obtenir un titre exécutoire sans audience, à condition que le client ne conteste pas.

Concrètement, vous devez remplir une requête (formulaire CERFA n°12948) et la déposer auprès du tribunal compétent (tribunal de commerce ou tribunal judiciaire). Ce dossier doit inclure toutes les preuves de la créance : facture, bons de commande, relances, mise en demeure, CGV, etc.

Si le juge estime votre demande fondée, il rend une ordonnance d’injonction de payer. Vous avez ensuite six mois pour faire signifier cette ordonnance à votre client par un huissier. Le débiteur dispose alors d’un mois pour s’y opposer. En l’absence de contestation, l’ordonnance devient exécutoire, ce qui vous permet de recourir à des saisies par huissier.

Cette procédure est efficace, mais elle exige une rigueur administrative. Toute erreur ou pièce manquante peut faire capoter la démarche.

Le référé-provision pour obtenir rapidement une avance

Le référé-provision est une procédure d’urgence adaptée aux créances incontestables. Si la dette est réelle et que vous devez agir rapidement, ce recours vous permet d'obtenir une provision. Cela signifie que vous pouvez recevoir une partie de la somme due en attendant une procédure plus longue.

Vous devez démontrer que la dette ne fait aucun doute. Le client est convoqué au tribunal dans un délai d’environ un mois. Si le juge vous donne raison et que le client ne paie pas, vous pouvez faire appel à un huissier. Vous pouvez lui demander de saisir des biens.

Point de vigilance : le client peut contester la décision a posteriori. Il pourra tenter de prouver que la dette n’était pas fondée, même après le versement de la provision.

L’assignation en paiement pour les cas litigieux

Quand la créance est contestée ou que les procédures rapides n’aboutissent pas, vous pouvez engager une assignation en paiement. C’est une action en justice classique, plus longue et coûteuse, mais incontournable dans certains cas.

Cette procédure implique :

• Le recours à un avocat pour rédiger l’assignation,
• L’intervention d’un huissier pour transmettre la demande au débiteur,
• Une audience au tribunal,
• Et enfin un jugement.

Si le juge vous donne gain de cause, vous obtenez un titre exécutoire vous permettant de demander des saisies. Il est aussi possible de réclamer des dommages et intérêts si le retard vous a causé un préjudice.

À savoir : si le client accepte la dette pendant la procédure, un plan de paiement peut être créé sans jugement.

L’intervention du huissier de justice : le recouvrement forcé

C’est à l’huissier de justice qu’il revient de faire appliquer les décisions judiciaires. Une fois un titre exécutoire obtenu (ordonnance, jugement, etc.), l’huissier peut engager diverses mesures :

• Saisie sur compte bancaire,
• Saisie sur salaire,
• Saisie de biens mobiliers.

Avant d’en arriver là, tentez une dernière fois de joindre votre client pour trouver un terrain d’entente. Cela peut éviter des frais inutiles.

Le recouvrement simplifié par huissier (moins de 4 000 €)

Pour les créances de moins de 4 000 €, il y a une procédure simple et peu coûteuse. Il n'est pas nécessaire d'aller devant le juge. Cela fonctionne si la dette vient d'un contrat ou d'une obligation légale.

Voici comment cela fonctionne :

1. Après votre mise en demeure, l’huissier envoie un courrier recommandé à votre client.
2. Ce courrier propose d’ouvrir une procédure de recouvrement amiable simplifiée.
3. Si le client accepte, un accord est établi sur le montant et les modalités de paiement.
4. Cet accord peut être homologué par un juge pour devenir un titre exécutoire.
5. Si le client ne respecte pas l'accord ou ne répond pas dans un mois, vous devrez aller au tribunal.

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Réduire le risque d’impayé grâce à une approche rigoureuse dès le départ

Pour limiter les impayés, la prévention commence bien avant l’émission d’une facture. En adoptant de bonnes pratiques dès le début de la relation commerciale, vous vous protégez contre les retards de paiement.

Bien connaître son client : un réflexe essentiel

Avant de signer un contrat ou d’envoyer un devis, prenez le temps d’identifier les bons interlocuteurs chez votre client. Qui prend la décision d’achat ? Qui valide le paiement ? Et surtout, qui effectue réellement le virement ?

Connaître ces étapes du processus décisionnel vous permet de gagner en réactivité si un retard survient.

Mais cette vigilance ne s’arrête pas là. Il est aussi crucial de se renseigner sur la réputation et la solvabilité de votre futur client. Vous pouvez :

• Consulter les comptes annuels publiés en ligne,
• Rechercher des retours d’expérience via votre réseau professionnel,
• Vérifier la santé financière de l’entreprise via des banques ou organismes officiels comme la Banque Centrale Européenne.

Certaines sociétés sont connues pour leurs paiements tardifs. Mieux vaut le savoir à l’avance plutôt que de le découvrir une fois la facture impayée.

Enfin, anticipez les échéances en maintenant un contact régulier avec votre client. Un simple rappel avant la date limite peut éviter bien des complications.

Mettre en place un cadre contractuel solide

Un contrat bien fait, des conditions générales de vente (CGV) claires, et une facture correcte sont vos premières protections contre les impayés. Ces documents doivent impérativement inclure les mentions obligatoires :

• La date d’échéance,
• Le taux des pénalités de retard (obligatoire sous peine d’amende jusqu’à 75 000 € entre professionnels),
• Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40 € minimum),
• Une clause de réserve de propriété, qui vous permet de reprendre les biens non payés,
• Une clause attributive de compétence, utile en cas de litige avec un client basé loin,
• Une clause pénale, qui prévoit une indemnité en cas de non-respect des engagements,
• Et éventuellement une clause résolutoire pour sécuriser la transaction.

Rappelez-vous également que la date de paiement doit respecter la réglementation : en principe 30 jours après réception du bien ou de la prestation, avec un maximum autorisé de 60 jours (ou 45 jours fin de mois) si cela a été convenu à l’avance.

N’oubliez pas de garder une preuve de l’envoi de la facture (accusé de réception, signature électronique…).

Prévoir des provisions en cas de doute

Même en appliquant toutes ces précautions, le risque zéro n’existe pas. C'est pourquoi il est important de prévoir des réserves pour les créances douteuses. Cela est surtout vrai si vous travaillez avec des clients qui paient en retard ou dans des secteurs sensibles.

Utiliser ces provisions crée un coussin de sécurité. Cela aide à gérer un défaut de paiement sans risquer votre trésorerie. Cette démarche est particulièrement utile pour les PME, les freelances ou les structures avec peu de marge de manœuvre financière.

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