.svg)
Définition et principe de la TVA sur les encaissements
La TVA sur les encaissements est un mécanisme fiscal spécialement conçu pour les prestataires de services. Dans ce régime, l'exigibilité de la TVA est différée jusqu'au moment où le client effectue le paiement, qu'il soit total ou partiel. Cette approche est différente de la TVA sur les débits, où la taxe est due dès que la facture est émise, même si le paiement n'a pas été fait.
En choisissant ce régime, les entreprises gèrent mieux leur trésorerie. La TVA collectée n'est versée à l'État que lorsque les fonds sont reçus. Cela fait partie du régime réel normal. C'est un vrai avantage en liquidités, pour les petites entreprises ou les activités avec des délais de paiement longs.
Quelles opérations sont concernées ?
Ce régime concerne surtout les services. Il peut aussi s'appliquer à des activités liées, comme les travaux immobiliers. Il s'applique aussi à la cession de droits incorporels, comme les brevets, les logiciels et les marques. Ces activités sont considérées comme des services pour la TVA.
Pour les immobilisations, la TVA n'est déductible qu'une fois la facture payée, même si l'équipement est déjà en service. Cette règle reste conforme à la logique du régime : pas de déduction sans décaissement.
Il ne s'applique toutefois pas aux ventes de biens corporels, qui relèvent du régime de la TVA sur les débits.
Fonctionnement et modalités pratiques
Dans le cadre de la TVA sur encaissement, la taxe est due quand le client paie. Cela peut être un paiement total, partiel ou un acompte. Cela implique que la gestion de la TVA soit liée directement à l'activité bancaire et non à la facturation. Par exemple, un professionnel qui facture en juin mais reçoit un paiement en juillet ne devra déclarer la TVA qu'en juillet.
En ce qui concerne les acomptes, la TVA est exigible dès la réception, même partiel. Cela signifie que toute somme perçue avant la prestation ou la livraison entraîne l'obligation de déclarer et de reverser la TVA correspondante.
Pour les entreprises qui font des activités mixtes, comme vendre des biens et des services, il faut appliquer deux régimes différents. La TVA sur débit s’appliquera aux ventes de biens, tandis que la TVA sur encaissement concernera les prestations.
La gestion de la TVA sur les encaissements demande une organisation comptable rigoureuse et des outils adaptés pour suivre précisément chaque paiement. Notamment pour tracer les encaissements en lien avec chaque facture. Il est courant que les prestataires reçoivent des paiements en plusieurs fois.
Il est donc recommandé d’automatiser le suivi grâce à des solutions informatiques modernes.
Chez nous à Asendens, nous mettons à votre disposition des outils performants pour gérer automatiquement la TVA sur les encaissements : rapprochement bancaire, génération des écritures comptables, déclaration facilitée…vous pouvez nous contacter.
A noter: Les prestataires de services peuvent demander à utiliser la TVA sur les débits. Ils doivent faire une demande au service des impôts. Cette option permet de déclarer la TVA quand la facture est émise. Cela simplifie la gestion mais peut nuire à la trésorerie si les clients paient en retard.
Modalités déclaratives et comptables
La déclaration de TVA doit refléter fidèlement les encaissements intervenus sur la période. Cela signifie qu'il faut utiliser le formulaire Cerfa n°3310-CA3 (ou CA12 selon le cas). Ce formulaire doit montrer les montants de TVA collectée, basés sur les paiements réellement reçus.
L'entreprise doit aussi indiquer la TVA déductible sur ses dépenses et les acomptes versés.
Il est obligatoire de porter sur chaque facture la mention « TVA exigible d’après les encaissements » pour éviter tout risque de redressement fiscal. Cette mention permet à l'administration de vérifier que le régime appliqué est conforme à la réglementation en vigueur.
Modalités de comptabilisation
La comptabilité de la TVA sur encaissement repose sur une séparation claire entre la taxe en attente et la taxe effectivement exigible. Lors de l'émission de la facture, la TVA est inscrite dans le compte 44574, représentant une taxe non encore exigible.
À l'encaissement, cette TVA va au compte 44571 (TVA collectée). Elle est soldée lors de la déclaration avec le compte 44551 (TVA à décaisser).
Cette distinction est indispensable pour un suivi fiable, surtout lorsque plusieurs taux de TVA s’appliquent à différents types de prestations.
Calcul TVA sur les encaissements prestation de service
Le calcul de la TVA sur les encaissements est simple : à chaque fois que vous recevez un paiement pour une prestation de service, vous déclarez et reversez la TVA correspondante à l’État.
Exemple : si vous encaissez 1 000 € HT avec une TVA à 20 %, vous collectez 200 € de TVA ; vous ne la reversez que lorsque le client a réellement payé.
Du côté de vos achats, la TVA sur les dépenses (fournitures, prestations, etc.) n’est récupérable qu’au moment où vous réglez effectivement la facture de votre fournisseur. Cela signifie que vous ne pouvez jamais déduire la TVA d’une dépense tant qu’elle n’est pas payée.
Ce système limite donc la constitution de crédits de TVA :
Dans la plupart des cas, un prestataire de service a peu de dépenses soumises à TVA comparé à ses recettes, et il ne récupère la TVA sur ses achats qu’au paiement effectif. Par conséquent, il est rare de se retrouver avec un excédent de TVA à récupérer auprès de l’État : la TVA à payer suit de près les flux de trésorerie réels, ce qui simplifie la gestion mais limite les crédits de TVA.
À l’inverse, un commerçant (qui paie la TVA sur les débits) peut souvent récupérer la TVA sur ses achats dès qu’il reçoit la facture, car il doit acheter beaucoup de marchandises pour vendre.
Obligations, mentions et risques
Toute entreprise ayant opté pour ce régime doit mentionner sur ses factures « TVA exigible d’après les encaissements ». Le non-respect de cette obligation peut entraîner des contrôles et des redressements fiscaux.
En cas de retard ou d'erreur dans les déclarations, des sanctions peuvent s'appliquer. Il y a une majoration de 5 %. Des intérêts de retard de 0,20 % par mois peuvent aussi être ajoutés. En cas de fraude ou d'activité cachée, des pénalités plus lourdes peuvent être imposées.
Régimes de TVA : simplifié, réel normal, micro
Le choix du régime de TVA est déterminé par le niveau de chiffre d’affaires. Les très petites entreprises, qui gagnent moins de 25 000 € (en 2025), peuvent utiliser la franchise en base. Cela signifie qu'elles ne sont pas assujettis à la TVA, ils n'ont pas à facturer la TVA. Cependant, elles ne peuvent pas non plus la déduire.
Les entreprises qui gagnent entre 33 200 € et 238 000 € peuvent choisir le régime réel simplifié. Ce régime nécessite une déclaration annuelle et deux paiements semestriels.
Si la TVA annuelle dépasse 15 000 €, l'entreprise doit passer au régime réel normal. Elle doit faire des déclarations chaque mois ou chaque trimestre. Ce régime impose une gestion continue mais permet une meilleure anticipation des flux de trésorerie.
Avantages et inconvénients pour l’entreprise
Le principal atout de la TVA sur encaissement réside dans l’amélioration de la trésorerie. En ne payant la TVA qu'après avoir reçu les paiements, l'entreprise diminue le risque d'impayés. Cela l'aide à mieux gérer ses charges.
En comparaison, l’autre système qui se base sur la TVA au moment de la facturation cause un décalage. Ce décalage entre la facturation et le moment où l'argent est dû peut causer des problèmes financiers. Cela est surtout vrai pour les jeunes entreprises ou celles qui ont des clients avec des délais de paiement longs.
Cependant, cette flexibilité a un coût pour la gestion. La comptabilité devient plus complexe et les encaissements doivent être suivis avec soin. De plus, la TVA peut changer beaucoup d'un mois à l'autre. Les crédits de TVA sont aussi moins fréquents, car les charges déductibles sont souvent moins importantes chez les prestataires de services.
Questions pratiques fréquentes
Quand peut-on déduire la TVA sur une note de frais ?
La déduction est possible seulement lors du remboursement de la note. Cela suit le principe de l’exigibilité de la TVA sur les encaissements.
Un micro-entrepreneur peut-il déduire la TVA ?
Non, tant qu'il est sous le régime de la franchise en base, le micro-entrepreneur ne facture pas de TVA. Il ne peut pas non plus en déduire sur ses achats.
La TVA sur les acomptes est-elle due avant la réalisation de la prestation ?
Oui, depuis 2023, la taxe sur la valeur ajoutée devient exigible dès l'encaissement d'un acompte, même si la prestation n'a pas encore été réalisée.
En cas de retard de déclaration de TVA, quels sont les risques ?
Le non-respect des délais de déclaration peut entraîner une majoration de 5 %. Il y a aussi des intérêts de retard de 0,20 % par mois. En cas de fraude ou d'activité cachée, des pénalités plus lourdes peuvent s'appliquer.