Comptabilité d'une société de transport routier

Quelles sont les spécificités de la comptabilité d'une entreprise de transport routier ?

La comptabilité dans le secteur du transport routier doit tenir compte des investissements, des charges d'exploitation et des obligations propres à cette activité. Elle repose notamment sur plusieurs particularités :

• La gestion de la flotte : achat, financement et amortissement des véhicules, mais aussi carburant, péages et entretien.
• La sous-traitance : suivi distinct des prestations confiées à d'autres transporteurs et des charges internes.
• Le personnel roulant : prise en compte du temps de travail, des indemnités de déplacement et des règles de la convention collective.
• La fiscalité et la trésorerie : gestion de la TVA, de la TICPE et des décalages entre les dépenses et les règlements des clients.

Pour organiser ces opérations, l'entreprise combine la comptabilité générale, nécessaire à l'établissement des comptes annuels, et la comptabilité analytique. Cette dernière permet de répartir les recettes et les charges par véhicule, trajet ou activité.

Pour faciliter la gestion de ces contraintes, Asendens accompagne ses clients avec une application de gestion comptable qui centralise les justificatifs, automatise une partie du suivi et simplifie les échanges avec l'expert-comptable.

Quel plan comptable utiliser pour une société de transport ?

Il n'existe pas de plan comptable officiel exclusivement réservé aux entreprises de transport routier de marchandises. Ces sociétés utilisent le Plan comptable général (PCG), qu'elles peuvent adapter en créant des subdivisions correspondant à leurs besoins.

Le niveau de détail dépend de la taille de la flotte, du volume des opérations et des activités exercées.

Les comptes utilisés au quotidien se répartissent dans les classes 1 à 7 du PCG :

• Classe 1 : capitaux propres, réserves et emprunts.
• Classe 2 : immobilisations, notamment les camions, les remorques et les autres équipements.
• Classe 3 : stocks, lorsqu'ils existent, comme certaines fournitures et pièces détachées.
• Classe 4 : comptes de tiers : clients, fournisseurs, salariés, organismes sociaux et administration fiscale.
• Classe 5 : comptes financiers, notamment les comptes bancaires professionnels.
• Classe 6 : charges d'exploitation et autres charges.
• Classe 7 : produits, dont les prestations de transport et les services annexes.

Voici les principaux comptes utiles à une entreprise de transport routier de marchandises.

Ces comptes sont issus du Plan comptable général 2026 de l'Autorité des normes comptables. Ils constituent une base à adapter selon la nature des opérations et le fonctionnement de l'entreprise.

Les comptes de produits d'une entreprise de transport

Le chiffre d'affaires d'une société de transport routier provient principalement des prestations facturées à ses clients. Ces recettes sont généralement enregistrées dans le compte 706 – Prestations de services.

Lorsqu'une entreprise exerce plusieurs activités, elle peut créer des sous-comptes pour distinguer ses différentes sources de revenus : transport de marchandises classique, transport frigorifique, messagerie, affrètement ou logistique.

Les prestations véritablement accessoires peuvent également être enregistrées dans une subdivision du compte 708, lorsque leur nature le justifie.

Par exemple, une société qui fait des livraisons classiques et du transport frigorifique peut créer deux sous-comptes. Ces sous-comptes dépendent du compte 706. Ils permettent d’identifier séparément le chiffre d’affaires de chaque activité.

Les comptes clients, fournisseurs et encaissements

Le suivi des comptes de tiers permet de connaître les sommes que l'entreprise doit encaisser ou régler.

Le compte 411 – Clients enregistre les créances correspondant aux factures émises et non encore réglées. Une subdivision par donneur d'ordre facilite le suivi des échéances, des paiements partiels et des éventuels impayés.

Le compte 401 – Fournisseurs rassemble les dettes relatives aux achats et aux prestations reçues. Les dettes concernant l'acquisition d'immobilisations, comme les camions, sont généralement enregistrées dans le compte 404.

Lorsqu'un paiement intervient, il doit être rapproché de la facture correspondante et du mouvement bancaire enregistré dans le compte 512.

Cette organisation aide notamment à identifier les écarts entre les montants facturés et les règlements effectivement réalisés.

Comment comptabiliser les véhicules et les principales charges d'une société de transport ?

La comptabilité de la flotte de véhicules dépend de leur mode d'acquisition, de leur financement et des dépenses engagées pour leur exploitation, notamment le carburant, l'entretien, les péages et les assurances.

Une distinction doit notamment être faite entre les immobilisations, les charges d'exploitation et les opérations de financement.

Achat, financement et amortissement des camions et véhicules

Lorsqu'une société achète un camion destiné à son activité, elle l'inscrit généralement à l'actif du bilan, dans le compte 2182 – Matériel de transport. Son coût est ensuite amorti sur sa durée d'utilisation estimée.

Les dotations aux amortissements sont enregistrées dans le compte 68112 et les amortissements cumulés dans le compte 28182.

Exemple : un camion acheté 100 000 € HT et amorti sur cinq ans génère une dotation annuelle de 20 000 €, en amortissement linéaire. La valeur résiduelle est nulle et l'année d'utilisation est complète.

Le traitement comptable dépend aussi du mode de financement :

• Emprunt bancaire : le capital emprunté est enregistré dans le compte 164 et les intérêts dans le compte 6611.
• Crédit-bail : les redevances sont généralement comptabilisées dans le compte 6122. Le véhicule n'est inscrit à l'actif qu'après l'exercice de l'option d'achat.
• Location longue durée (LLD) : les loyers relèvent généralement du compte 6135.

Pour une location avec option d'achat (LOA), le traitement dépend des caractéristiques du contrat.

Carburant et remboursement d'accise sur le gazole professionnel (ex-TICPE)

Les achats de carburant destinés à être directement consommés sont généralement enregistrés dans une subdivision du compte 6061 - Fournitures non stockables. L'entreprise peut créer des sous-comptes pour distinguer les différentes énergies utilisées.

Sous certaines conditions, les transporteurs routiers de marchandises peuvent obtenir le remboursement d'une partie de l'accise sur les produits pétroliers supportée sur le gazole professionnel, notamment pour les véhicules de 7,5 tonnes ou plus. Les factures et les volumes consommés doivent être suivis afin de justifier la demande.

Entretien, réparations, pneumatiques et gros entretiens

Les dépenses d'entretien courant des véhicules sont généralement enregistrées dans le compte 6155 – Entretien et réparations sur biens mobiliers.

Ce poste comprend notamment les révisions périodiques, les vidanges, les réparations mécaniques, le remplacement des pneumatiques et les contrôles techniques.

Il convient toutefois de distinguer ces interventions des dépenses qui augmentent durablement la valeur d'un véhicule ou prolongent sa durée d'utilisation.

Lorsqu'une intervention répond aux critères de comptabilisation d'une immobilisation, elle doit être traitée différemment d'une réparation courante.

Les sociétés de transport peuvent aussi être amenées à effectuer des opérations de gros entretien ou de grandes révisions.

Lorsque les conditions comptables sont remplies, ces dépenses peuvent donner lieu à des provisions pour gros entretien. Cela dépend de la méthode retenue par l’entreprise.

Péages, stationnement et assurance

Les frais de péage et de stationnement professionnels peuvent être enregistrés dans des subdivisions du compte 6251 – Voyages et déplacements.

Il est possible de créer un sous-compte pour chaque catégorie afin de distinguer les frais de circulation des dépenses de stationnement.

Les assurances relèvent, quant à elles, du compte 616 – Primes d'assurances.

Selon ses besoins, la société peut séparer les contrats couvrant les véhicules, la responsabilité civile professionnelle, les marchandises transportées et les autres risques d'exploitation.

Les contraventions et amendes doivent être distinguées de ces dépenses professionnelles ordinaires. Elles font l'objet d'un traitement comptable et fiscal spécifique.

Sous-traitance, intérim et prestations logistiques

Une entreprise de transport routier peut confier certaines missions à des transporteurs partenaires. Elle peut aussi faire appel à des prestataires extérieurs pour des opérations complémentaires.

La sous-traitance de tournées relève généralement du compte 611 – Sous-traitance générale.

Le personnel intérimaire mis à disposition de l'entreprise est, quant à lui, enregistré dans le compte 6211.

D'autres prestations nécessitent une classification adaptée à leur nature :

• La manutention réalisée par une entreprise extérieure.
• Les prestations logistiques confiées à des partenaires.
• Les opérations d'affrètement.
• La location de remorques ou d'équipements de transport.

Par exemple, la location classique d’une remorque peut relever du compte 6135. Une mission de transport confiée en entier à un sous-traitant peut aller au compte 611.

Cette distinction évite de confondre les charges de sous-traitance avec les frais de location. Elle évite aussi de les confondre avec les dépenses d’exploitation payées directement par le transporteur.

Comment facturer et comptabiliser une prestation de transport routier ?

Avant son enregistrement comptable, une facture de transport routier doit être rapprochée des documents qui justifient la prestation, notamment la lettre de voiture ou l'e-CMR, le bon de livraison et, lorsque cela est nécessaire, le contrat ou la commande.

Pour une prestation facturée à un client, le montant hors taxes est généralement enregistré au crédit du compte 706 - Prestations de services, tandis que la créance est portée au débit du compte 411 - Clients. La TVA est enregistrée selon les règles d'exigibilité applicables.

Lorsqu'une société de transport reçoit une facture de sous-traitance de 1 000 € HT soumise à 20 % de TVA, l'écriture peut être la suivante lorsque les conditions de déduction sont remplies :

Les règlements doivent ensuite être rapprochés des factures et des mouvements bancaires correspondants. Les pièces justificatives doivent être archivées de manière à garantir la traçabilité de chaque opération.

Comment gérer la TVA et la fiscalité dans le transport routier ?

Les prestations de transport routier de marchandises réalisées en France sont généralement soumises au taux normal de TVA de 20 %. Pour les prestations de services, la TVA sur les encaissements est en principe exigible au moment du paiement, sauf option pour les débits ou application d'une règle particulière.

Sous réserve des conditions de déduction, la TVA supportée sur les dépenses professionnelles est généralement enregistrée dans le compte 44566. Pour les immobilisations ouvrant droit à déduction, elle relève du compte 44562.

Les règles de TVA sur le transport de marchandises peuvent différer pour les opérations internationales selon le lieu d'établissement du client, les territoires concernés et la nature de l'opération.

Outre la TVA et le remboursement d'accise sur le gazole professionnel présenté précédemment, certaines entreprises doivent également acquitter la taxe annuelle sur les véhicules lourds de transport de marchandises.

Comment comptabiliser les salaires et frais des conducteurs ?

La paie des conducteurs doit respecter la convention collective du transport routier et les règles relatives au temps de travail. Elle tient notamment compte des heures supplémentaires, des heures d'équivalence et des indemnités de déplacement. Les données du chronotachygraphe contribuent au calcul des éléments variables de rémunération.

Sur le plan comptable, les salaires sont enregistrés dans le compte 641, les cotisations patronales dans le compte 645 et les rémunérations nettes restant dues dans le compte 421. L'entreprise peut également distinguer le personnel roulant des équipes administratives et d'exploitation.

Les frais professionnels, notamment les indemnités de repas et de découcher, doivent être distingués des éléments de rémunération et justifiés par les déplacements effectués. Enfin, l'entreprise doit respecter ses obligations déclaratives, notamment par l'intermédiaire de la déclaration sociale nominative (DSN).

Comment organiser la comptabilité analytique d'une société de transport ?

La mise en place d'une comptabilité analytique permet de répartir les recettes et les charges de l'activité de transport selon plusieurs critères : véhicule, conducteur, trajet, client, activité ou agence. Elle complète la comptabilité générale en offrant un suivi plus détaillé des opérations.

Par exemple, un transporteur peut attribuer un code analytique à chaque camion. Il peut ainsi y rattacher les dépenses de carburant, d'entretien, de péage, d'assurance et les charges de personnel associées.

Cette organisation permet de rapprocher les charges et les recettes de chaque véhicule ou activité afin de mesurer plus précisément la rentabilité d'une entreprise de transport. Ces données servent aussi au pilotage de l'entreprise : suivi des marges, des coûts par véhicule et des écarts de performance.

Quels documents comptables et obligations une société de transport doit-elle gérer ?

Une société de transport doit tenir sa comptabilité à jour et transmettre régulièrement ses justificatifs à son expert-comptable. Ces documents comprennent notamment les factures clients et fournisseurs, les lettres de voiture, les bons de livraison, les relevés bancaires et les pièces nécessaires à la paie. Les contrats de financement des véhicules et de sous-traitance doivent également être conservés.

À la clôture de l'exercice, l'entreprise doit établir ses comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe, lorsqu'elle est obligatoire. Elle doit aussi préparer sa liasse fiscale et respecter ses échéances déclaratives fiscales et sociales.

Ces données comptables servent également au suivi de la capacité financière de transport, exigence spécifique aux entreprises exerçant la profession de transporteur routier.

Les documents comptables doivent en principe être conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice. D'autres durées peuvent s'appliquer aux contrats et aux documents sociaux. Un archivage rigoureux facilite leur consultation en cas de contrôle.

Respecter les obligations de facturation électronique

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) doivent également en émettre depuis cette date. L’obligation d’émission s’appliquera aux PME et microentreprises concernées le 1er septembre 2027.

Asendens accompagne les sociétés de transport dans la mise en place de la facturation électronique pour simplifier l’émission et la réception de leurs factures et respecter leurs obligations.

Faut-il un expert-comptable spécialisé dans le transport routier ?

Une expertise comptable adaptée au transport routier doit tenir compte des particularités comptables, fiscales et sociales du secteur. Un expert-comptable spécialisé peut notamment accompagner l'entreprise dans le suivi des véhicules, la gestion des charges, la TVA et la paie des conducteurs.

Il assure également la préparation des déclarations fiscales et des comptes annuels. Il peut aussi mettre en place une comptabilité analytique adaptée à l'activité.

Chez Asendens, un expert-comptable spécialisé dans le transport de marchandises peut accompagner l'entreprise dans la structuration et le suivi de sa comptabilité, de sa fiscalité et de ses obligations sociales.